電子郵件收件箱-傳說中的沉默殺手

　　為了重新奪回對電子郵件的控製權
，意識到它對生產力的真正障礙
，作者建議你首先采取以下步驟：

　　意識到電子郵件僅僅是一種溝通工具。它不是一份工作。如果商業信息能夠有效地通過其他方式溝通的話，你可能會希望這麼做。如果使用得當
，紙質溝通、電話和會議都同等有效。

　　和he自zi己ji明ming確que什shen麼me時shi間jian去qu打da開kai郵you箱xiang，間jian隔ge多duo長chang時shi間jian開kai一yi次ci郵you箱xiang。關guan閉bi任ren何he郵you件jian到dao達da的de消xiao息xi和he提ti醒xing。這zhe些xie消xiao息xi總zong是shi看kan起qi來lai很hen緊jin急ji，可ke是shi很hen少shao真zhen的de有you那na麼me緊jin迫po。信xin不bu信xin由you你ni，黑hei莓mei和heiPhone已經關閉了這些開關。

在他們的新書《Slay the E-Mail Monster》（殺死電子郵件大怪獸）之中
，作者Mike Valentine和Lynn Coffman選擇了亞洲龍作為封麵裝飾
，用它象征著每個辦公室員工和經理們都會麵對的大怪獸問題。

　　他們的建議是：在(zai)電(dian)子(zi)郵(you)件(jian)這(zhe)個(ge)大(da)怪(guai)獸(shou)殺(sha)了(le)你(ni)之(zhi)前(qian)
，殺(sha)掉(diao)它(ta)。對(dui)銷(xiao)售(shou)來(lai)說(shuo)，沒(mei)有(you)時(shi)間(jian)可(ke)以(yi)被(bei)浪(lang)費(fei)在(zai)沒(mei)有(you)產(chan)出(chu)的(de)事(shi)情(qing)上(shang)。如(ru)果(guo)你(ni)不(bu)斷(duan)地(di)陷(xian)入(ru)電(dian)子(zi)郵(you)件(jian)的(de)黑(hei)洞(dong)，就(jiu)沒(mei)有(you)辦(ban)法(fa)完(wan)成(cheng)交(jiao)易(yi)。

　　Valentine 表示，“zaiwomenzaifengtiandeshengchanlijiaolianguochengzhong
，womenbeiyaoqiuduizhejiaqichezhizaoshangdebangongshiyuangongcaiyongjingyishengchanyuanze
，baokuojiangjianshaolangfeidegainianzuoweitigaoshengchanlideyizhongfangfa。”Valentine還表示，“我們和日本人學到了一個詞：muda。這個詞指的是浪費的行動或者是無法增加價值或者非生產性的行為。”
　　打da開kai並bing且qie處chu理li收shou件jian箱xiang裏li的de每mei一yi封feng電dian子zi郵you件jian。收shou件jian箱xiang不bu是shi文wen件jian櫃gui。它ta隻zhi是shi你ni的de一yi個ge郵you箱xiang，一yi旦dan你ni看kan完wan了le一yi封feng郵you件jian後hou，要yao麼me就jiu刪shan除chu，要yao麼me就jiu把ba這zhe封feng郵you件jian移yi動dong到dao該gai去qu的de地di方fang。你ni永yong遠yuan都dou不bu會hui僅jin僅jin是shi因yin為wei你ni還hai沒mei準zhun備bei好hao付fu賬zhang就jiu把ba沒mei支zhi付fu的de賬zhang單dan塞sai回hui家jia裏li的de郵you箱xiang裏li。所suo以yi也ye不bu要yao在zai電dian子zi郵you件jian的de收shou件jian箱xiang上shang做zuo這zhe樣yang的de事shi。為wei正zheng在zai處chu理li的de家jia務wu創chuang建jian一yi個ge目mu錄lu。

　　 采用一些方法減少你收到的電子郵件的數量。如果你不希望看到所有的這些FYI（供參考）的de郵you件jian，你ni就jiu應ying該gai告gao訴su別bie人ren。要yao求qiu別bie人ren把ba例li外wai報bao告gao給gei你ni，而er減jian少shao那na些xie常chang規gui性xing的de業ye務wu信xin息xi。減jian少shao那na些xie和he你ni的de工gong作zuo無wu關guan的de通tong訊xun組zu。告gao訴su別bie人ren你ni喜xi歡huan接jie受shou何he種zhong通tong信xin。

　　 不要過度發送。清理你的通訊組列表。不要答複所有的信息。避免發送無用的FYI郵件。總是要注意你在自己的業務溝通中是否正確地使用了這種溝通工具。

　　Valentine表示，“即使你是一名勤奮工作的知識工作者
，我們的研究顯示，你平均每周也要有八小時被浪費在電子郵件上。”他還表示，“采用以上步驟能夠幫你節省下來這些時間，讓你關注那些我們稱之為價值工作：對你的成功最為重要的那些項目。”

　　他們發現知識工人們最大的muda就來自於電子郵件處理不當。

　　dianziyoujianwuqingditouquwomendeshijian，meicizhishiyixiaokuaishijian，keshijishaochengduo
，meigexingqidouhuiyoushugexiaoshideshijianbeilangfeizaishangmian。henduobangongshideyuangonghejinglimendoushiyongshengchangongrenwufazuodaodefangshilaimibuzhezhongsunshi。tongchang
，zhishigongrenmendoushizaizijideshijianlichulidianziyoujiande，zhekenengshiwanshang，yekenengshizhoumo。

　　Lynn Coffman 表示，“工人倦怠是不可避免的結果。”Lynn Coffman還表示，“muda會殺了我們。”

　　Valentine認為

，精益原則在製造環境中取得的成功比在服務行業裏更高。一個顯而易見的重要原因是：製造流程可能會受到技術的影響，但是永遠不會屈從於它。